03 / Opgave og aftale
Gode rammer før første skridt.
Et fælles billede af opgaven gør forventningerne tydelige. Saml jeres ønsker, de vigtigste hensyn og de spørgsmål, I vil have afklaret.
Behovet først
En henvendelse er ikke en bestilling.
Brug dialogen til at afklare, om virksomheden kan påtage sig opgaven, og hvilke vilkår der i givet fald kan aftales.
Beskriv behovet med jeres egne ord. Hjemmesiden fastsætter ikke en pris, leveringsdato eller bestemt rengøringsstandard. Sådanne forhold skal fremgå af en konkret aftale.
Gør gerne forskel på det nødvendige og det ønskelige. En klar prioritering kan gøre det lettere at afgrænse en opgave uden misforståelser.
Én samlet beskrivelse
Giv de praktiske hensyn en plads.
Den, der koordinerer en henvendelse, kan samle oplysninger fra lokalernes brugere og den ansvarlige for adgang.
Undgå følsomme detaljer
Kontaktformularen er til almindelige henvendelser. Skriv ikke alarmkoder, CPR-numre, personfølsomme oplysninger eller detaljer om sårbarheder i bygningen.
Før I tager kontakt
Et kort overblik er nok.
Disse punkter er en hjælp til beskrivelsen og ikke et krav om en fuld rapport.
Lokaler og omfang
Type, cirkaareal og de områder, I ønsker drøftet.
Ønsker og hensyn
En enkelt opgave eller et tilbagevendende behov, ønskede tidsrum og kendte materialekrav.
Kontakt og afklaring
Hvem kan uddybe opgaven? Hvilke spørgsmål er vigtigst at få svar på?
Hvis dialogen fører videre
Gør en eventuel aftale konkret.
Et tydeligt omfang er lige så vigtigt som tidspunkt og pris.
En eventuel aftale bør præcisere arealer, arbejdsindhold, undtagelser, adgang, pris og tid. Afklar også, hvordan ændrede behov eller forhold skal håndteres.
Forventninger til særlige materialer eller resultater skal drøftes, før arbejdet bekræftes. En sendt besked eller visning af kvitteringssiden beviser ikke, at der er indgået en aftale.
Spørgsmål & svar
Fra første kontakt til mulig aftale.
Kend grænserne for en almindelig henvendelse.
Binder det os at sende formularen?
En henvendelse gennem hjemmesiden er ikke i sig selv en rengøringsaftale. Omfang, pris, tid og vilkår skal aftales særskilt.
Skal vi sende nøgle- og alarmoplysninger?
Nej. Beskriv kun, at der er adgangsforhold at afklare. Sikkerhedsoplysninger skal håndteres senere ad en konkret aftalt kanal.
Hvordan håndteres ændringer i behovet?
Tag kontakt og beskriv ændringen. Et ændret omfang, tidspunkt eller vilkår skal afklares med virksomheden og følger ikke automatisk af den oprindelige henvendelse.
Næste skridt
Saml jeres ønsker i én besked.
En kort beskrivelse af lokaler, arealer og ønsker er et godt sted at starte.
Foretrækker I at ringe?
+45 41675070